Gestão de stock: 6 dicas para controlar o inventário

Desperdício, ruturas, atrasos e perda de vendas. Estas são apenas algumas consequências de uma gestão de stock ineficaz. Descubra como o fazer com estas dicas.

“Just Keep It”. Este é o nome de uma nova abordagem dos maiores retalhistas mundiais para lidar com o pesadelo das devoluções dos consumidores. O custo de manter o stock de produtos devolvidos tornou-se de tal forma elevado que, para além de reembolsar os consumidores, marcas como Target, Walmart ou Gap estão agora a pedir às pessoas que fiquem com as devoluções em vez de as entregar nas lojas. Na prática, pagam aos clientes para ficarem com os produtos, para evitar acumulação em armazém.

No extremo oposto, a Amazon decidiu duplicar o seu espaço de armazenamento durante a pandemia num investimento de US$ 6 mil milhões que tinha por base uma estimativa otimista de vendas. Contudo, este investimento veio a revelar-se desnecessário, a Amazon teve de enfrentar o excesso de capacidade e o investimento perdido e até sublocar espaço para compensar algumas perdas.

Como é que se chegou a este ponto?

Na maioria dos casos, os motivos poderiam ter sido facilmente evitados: de falhas nos sistemas de códigos de barras, falta de comunicação ou até erros de alinhamento com as previsões de procura da própria marca. Existem, contudo, fatores estruturais: gamas cada vez mais diversificadas, cadeias logísticas mais longas e complexas, uma maior diversidade de canais de venda.  A gestão de stock é assim mais desafiante do que nunca. Afinal, o que significa exatamente?

O que é a gestão de stock?

A gestão de stock é, de forma simples, o acompanhamento das entradas e saídas de produtos do stock de uma empresa, por forma a otimizar os níveis disponíveis a cada momento. Tem como objetivo garantir que nada falta para a produção ou execução dos serviços, e obter o equilíbrio ideal para que não haja excesso ou falta de stock. Com os processos certos de gestão de stock, é possível reduzir o capital empatado, minimizar perdas por ruturas em produtos expirados ou obsoletos, evitar atrasos nas entregas, poupar espaço e ainda aumentar a produtividade.

A gestão de stock coloca assim três importantes desafios a qualquer empresa: não ter stock a mais do que a capacidade de escoamento, evitar ter stock a menos para satisfazer os pedidos e conhecer sempre a quantidade e a localização do stock.

Muitas empresas recorrem à intuição, à memória ou a registos manuais para fazer a gestão de todas estas variáveis. E a verdade é que muito da gestão de stocks se traduz a princípios simples e boas práticas universais que têm ajudado empresas em todo o mundo há várias décadas. Contudo, quando se lida com operações complexas, que envolvem várias lojas, centros de distribuição e frotas, estes métodos deixam de ser eficazes e a gestão de stock torna-se um enorme puzzle, que necessita das ferramentas mais sofisticadas. À medida que os negócios crescem, torna-se necessário contar com soluções mais robustas e fiáveis que acompanhem a faturação.

Se é verdade que nem sempre é possível prever com precisão a necessidade de stock em tempos extraordinários e instáveis, é possível melhorar a gestão para prevenir ou mitigar eventuais danos.

6 boas práticas na gestão de stock

Cada setor tem práticas específicas recomendadas para a gestão de stock, mas existem alguns princípios transversais que podem beneficiar qualquer empresa.

1. Escolha o seu método de gestão de stock

Existem vários métodos de gestão de stock que podem ser adotados para organizar o inventário. Alguns deles são a Análise ABC, FIFO (First In First Out), LIFO (Last In First Out), Minimum Order Quantity. Defina qual ou quais serão adequados para o seu setor, e adote-os de forma consistente e automatizada.

Por exemplo, uma Análise ABC seria, na prática, organizar o stock de acordo com o seu volume de vendas. Os produtos “A” são os mais prioritários e devem ser acompanhados mais de perto. São vendidos em grandes quantidades e com grande frequência (por exemplo, todos os dias) pelo que devem ter maior prioridade de reposição e de verificação. Já os produtos “B” têm prioridade média, podendo ser verificados, por exemplo, mensalmente. Os produtos “C” registam pouca saída, recebendo prioridade baixa. Esta forma de organização pode ser aplicada a diferentes variáveis, como o volume de vendas em valor ou quantidades, frequência de expedição, lead-time do fornecedor ou até espaço ocupado. Tudo para ajudar a equipa a concentrar energias nos produtos que são mais importantes para o negócio.

2. Otimize os processos de picking

Em qualquer armazém, o processo de picking (preparação das encomendas para expedição) é onde se despende a maior parte do tempo e de recursos humanos. São, por isso, fundamentais para uma gestão de stock eficaz. Comece por desenhar um layout eficaz de espaços. Os produtos mais vendidos (da categoria A, se tiver optado pela Análise ABC) devem ser armazenados num local mais próximo do ponto de embalamento.

Verifique cada pedido para uma contagem precisa e use códigos de barras em cada produto para facilitar a contagem e o abatimento ao stock quando é expedido. Além disso, mantenha os espaços bem organizados, limpos e ordenados.

3. Rastreie os lotes

Usar números de lote é uma forma eficaz de rastrear mercadorias com eficiência. Considerando que um lote abrange um conjunto específico de produtos que foram produzidos em conjunto e com os mesmos materiais, só terá de inserir uma vez a informação, uma vez que se aplica a todos os produtos que compõem o lote, mantendo-a sempre ao seu alcance.

Assim, poderá facilmente identificar a origem e as diferentes etapas pelas quais passa um produto ao longo de todo o processo, e acompanhar a distribuição até chegar ao cliente. É uma forma de identificar pontos críticos ao longo da cadeia de fornecimento e aceder, a qualquer momento, à quantidade e à localização de cada produto.

4. Defina um stock de segurança

O stock de segurança define a quantidade mínima que deve ter sempre à mão para se proteger contra a instabilidade do mercado e os prazos de entrega. Trata-se de uma boa prática de gestão de stock que permite que as empresas enfrentem picos inesperados, ruturas imprevistas ou previsões imprecisas.

Existem várias formas de calcular o stock de segurança, mas uma das mais simples e universais passa por definir quantos dias de stock necessitaria se, de repente, deixasse de receber entregas do fornecedor. Ou seja, pode definir que quer aguentar durante 7 dias de vendas, mesmo que o fornecedor, por algum motivo falhe. Para saber o stock que isso representa, basta multiplicar pelas vendas unitárias diárias.

Stock de segurança = N.º de artigos vendidos por dia X N.º de dias de stock

5. Use uma fórmula para calcular o ponto de nova encomenda

Confiar na matemática é uma boa forma de evitar os riscos da intuição e da memória. Use uma fórmula para calcular o ponto de nova encomenda, que informa quando deve fazer a reposição de stock. Assim, deixa de ficar refém dos picos e quedas do mercado (que ocorrem em épocas especiais, como o Natal ou, no outro extremo, em períodos de inflação).

A fórmula ajuda a fazer os pedidos com a quantidade certa, de forma consistente. Para calcular este ponto, deve primeiro saber o tempo médio de entrega de cada fornecedor – o lead time de entrega – medido em dias desde que coloca uma encomenda até que esta chega ao armazém. Imagine que são 8 dias. Vai precisar de stock para cobrir esse período, por isso multiplique as vendas diárias pelo número de dias. A isso, some o stock de segurança que definiu no ponto anterior e obtém a seguinte fórmula:

Ponto de nova encomenda = Vendas unitárias diárias médias x (Tempo médio de entrega em dias + Stock de segurança)

Se vende 200 unidades por dia, e tem 8 dias de lead time e 7 dias de segurança, o ponto de nova encomenda situa-se em 15 x 200 ou 3.000 unidades. Quer isto dizer que sempre que o stock disponível seja inferior a esta quantidade será emitida uma nova ordem de compra. A quantidade a encomendar será a necessária para voltar ao ponto inicial, ou seja, 3.000 unidades. Por exemplo, se a quantidade de encomenda se o stock hoje está a 1.000 unidades, irá encomendar 2.000 unidades. Porquê? Porque essa é a quantidade suficiente para aguentar as operações até ao novo pedido, com segurança.

6. Automatize a sua gestão de stock

Atualmente, todas estas contas são mais fáceis com a automação na gestão de stock, que poupa esforço, tempo e recursos – além de eliminar a probabilidade de erro em qualquer ação humana. A ajuda de um software é fundamental para encontrar e manter o seu ponto ideal de stock.

Um bom programa de gestão de stock deve permitir a categorização por atributos, localizar produtos e aceder à disponibilidade em cada canal, mercado ou região. Também deve permitir definir pontos precisos de nova encomenda, e oferecer recursos avançados de pré-encomenda e pedidos pendentes. Os relatórios em tempo real são importantes para melhorar a previsão de stock, comunicar de forma integrada e gerir grandes volumes.

A gestão de stocks é essencial para reduzir custos, aumentar as margens e melhorar a satisfação do cliente. É também a pensar na excelência de todos os processos que a Somengil desenvolveu a MultiWasher, uma máquina de lavagem industrial de última geração que higieniza qualquer tipo de utensílios de forma irrepreensível. Este equipamento já está a melhorar os processos de lavagem em várias indústrias, como retalho, saúde, restauração, logística e qualquer outra atividade onde a higienização é um fator crítico de sucesso. Comprove por si mesmo a performance da MultiWasher e agende uma demonstração, sem compromisso.