La méthode 8D : le pouvoir de s’arrêter pour éradiquer les problèmes

Grâce à la méthode 8D, les erreurs cessent d’être résolues uniquement de manière intuitive. Découvrez comment cette approche structurée permet d’aborder tout type de problème.

Pour autant que leur planification soit rigoureuse, toutes les entreprises font face à des problèmes. De nombreux dirigeants tentent d’y remédier de manière instinctive et immédiate, sous la pression d’un quotidien effréné ponctué de projets urgents et avec une forte compétitivité. Ce type de décision peut fonctionner dans certains cas, pour « apaiser les tensions » mais, pour d’autres, ce n’est qu’une solution provisoire qui ne traite pas le problème à la racine. Le résultat ? Les erreurs ne sont pas complètement résolues et elles se répètent.

C’est là qu’intervient la méthode 8D : elle fournit une structure solide à mettre en place, focalisée sur la cause de l’erreur. En outre, elle va à l’encontre du concept selon lequel « s’arrêter, c’est mourir », afin de pouvoir consacrer du temps et de l’attention à la résolution du problème. Voilà ce que représente la méthode 8D et son application.

En quoi consiste la méthode 8D et pourquoi est-elle si importante ?

La méthode 8D est un outil de résolution de problèmes qui travaille sur les causes, au travers de 8 étapes structurées. Le but est d’identifier la racine du problème, de mettre en œuvre un correctif à court terme et d’adopter des mesures ayant un effet à long terme, afin d’éviter que le problème ne se produise à nouveau.

L’importance de la méthode 8D est parfaitement illustrée par les conséquences d’erreurs consécutives. Il est vrai que l’erreur est humaine mais lorsqu’elle se produit à plusieurs reprises, elle devient un modèle et reflète l’entreprise.

L’un des exemples les plus récents d’erreurs qui se sont répétées en raison d’un défaut de traitement à l’origine est Boeing, plus particulièrement le fuselage de l’avion 737 MAX, connu pour les pires raisons suite à deux accidents en quelques mois. Cependant, ce problème s’était déjà produit avant. Dans le passé, l’entreprise Boeing avait déjà suspendu les livraisons pendant 5 mois, en raison des mêmes problèmes sur le 737 MAX.

Des processus inefficaces de résolution de problèmes ont également été constatés dans le secteur hospitalier. Par exemple, les études indiquent que le personnel infirmier passe 33 minutes sur 7,5 heures de travail à résoudre des problèmes par des solutions alternatives ne faisant pas partie de leurs fonctions.  Même si cela atténue le sujet sur le moment, cela ne le résout pas définitivement. En outre, le personnel est détourné de ses tâches et la productivité tombe à pic.

Comment mettre en œuvre la méthode 8D ?

Comme son nom l’indique, la mise en œuvre de la méthode 8D obéit à un ensemble de 8 étapes séquentielles, de la planification au retour d’expérience.

D0 : élaborer un plan

En premier lieu, il est important de définir un plan et, avant toute chose, évaluer si la méthode 8D est applicable au problème concerné. Cet outil étant complexe et impliquant de nombreux intervenants, à différentes étapes, il doit être utilisé dans des situations critiques, lorsque le problème est récurrent. Cette phase sert à définir le problème, le délai nécessaire à sa résolution et la quantité de ressources utiles, autant matérielles qu’humaines.

D1 : constituer le groupe de travail

L’étape suivante consiste à monter une équipe. Les personnes sélectionnées devront avoir une connaissance approfondie du problème et un contact direct, afin d’envisager des visions et des expériences multiples. Les fonctions et les responsabilités de chacun doivent être définies.

D2 : décrire le problème

Le problème doit être résumé d’une manière adéquate et objective. C’est le moment de rassembler toutes les informations disponibles, telles que des données, photographies, échantillons et documents, et de les interpréter dans le but de clarifier la nature du problème. Cette phase est essentielle pour le succès des suivantes.

D3 : développer une solution provisoire visant à contenir le problème

Dans cette étape, l’objectif est de contenir le problème, afin d’éviter tout dommage plus important, tandis que se déroule la procédure. Même s’il s’agit de mesures provisoires, elles doivent cependant être planifiées opportunément et avec prudence, afin d’être efficaces.

D4 : identifier et éradiquer le problème à la source

Une fois le problème contenu, il est possible d’analyser en profondeur le motif du dysfonctionnement. Certaines entreprises ont recours à des méthodes d’analyse de la cause, telles que le diagramme d’Ishikawa ou 5W1H, afin d’aider à identifier l’origine du problème.

D5 : définir et mener les actions correctives

À cette étape, l’efficacité des solutions définies lors de la phase précédente est évaluée. Il est possible qu’elles se révèlent insuffisantes, voire même que leurs résultats ne soient pas ceux espérés. Il est donc important d’établir des critères de contrôle visant à s’assurer que les actions entreprises pallient effectivement le problème à long terme.

D6 : mettre en œuvre une solution permanente

Une fois les actions précédentes menées à bien, elles peuvent être mises en œuvre pour résoudre définitivement le problème. Même si l’efficacité des actions a été prouvée, il est important de suivre l’exécution de près, afin de garantir leur conformité au plan établi.

D7 : prévenir la réapparition du problème

Parallèlement à une solution corrective, il est nécessaire de mettre en œuvre une solution préventive – qui est d’ailleurs l’objectif de la méthode 8D. Il est donc important de prendre en compte d’autres facteurs éventuellement à l’origine du problème, ce qui implique normalement de revoir les processus de gestion et les procédés opérationnels, afin d’éliminer le risque de récidive.

D8 : féliciter le groupe de travail pour sa contribution

Enfin, mais pas des moindres, célébrez les résultats. La reconnaissance est fondamentale pour maintenir une équipe motivée et renforcer l’engagement collectif envers la santé opérationnelle d’une entreprise, un point particulièrement important au fur et à mesure de l’expansion de l’affaire.

Les bonnes pratiques à mettre en œuvre pour la méthode 8D

Pour mettre en œuvre la méthode 8D, il ne suffit pas de franchir les étapes les unes après les autres. Il est important que tous partagent le même état d’esprit spécifique d’approche de l’erreur et de d’interruption nécessaire, afin que le processus se déroule d’une manière prudente, pondérée et sûre.

Par exemple, la méthode 8D semblant, à première vue, assez intuitive, certains dirigeants peuvent penser qu’ils franchissent déjà naturellement ces étapes. Mais cette apparente simplicité est trompeuse et les étapes les plus difficiles sont celles exigeant une implication totale des équipes.

Le simple fait, par exemple, de prendre le temps de constituer une équipe est souvent sous-valorisé mais cela est essentiel. Lorsque cette étape est ignorée, chacun finit par tenter de résoudre le problème à sa manière : l’équipe de production peut adapter ses processus, l’équipe d’ingénierie peut apporter des modifications au projet – et les deux pensent qu’elles progressent alors que, en réalité, elles ajoutent au chaos. C’est pour cette raison que ces premières étapes, généralement omises, sont aussi puissantes – elles provoquent un arrêt complet, évitent que chaque membre de l’équipe aborde la solution du problème de son propre point de vue e préviennent le désordre.

Qui plus est, le paradigme actuel de la plupart des entreprises est d’éviter l’interruption de la production à tout prix. Une ligne interrompue n’est évidemment pas souhaitable, en raison de l’allongement des délais et de la réduction des marges sur le produit mais, sans une telle décision dans certaines situations, les clients continueront de subir les défaillances du produit, comme cela a été le cas pour Boeing.

Heureusement, il existe également des exemples positifs dans le domaine. La marque Peloton a pris la décision difficile, néanmoins juste, de suspendre la production du vélo Bike Plus car les résultats des tests de tolérance mécanique des pédales n’étaient pas satisfaisants. Les vélos étaient produits en masse mais la marque a interrompu la production afin de réutiliser l’ancien pédalier. Bien entendu, il y a eu des conséquences en termes de délais et de marges mais, si la décision n’avait pas été prise, les préjudices auraient été bien plus substantiels.

D’où l’importance de la discipline de la méthode 8D : elle oblige à suivre toutes les phases, sans exception, ce qui n’arriverait pas si le problème était abordé uniquement selon l’intuition et l’état d’esprit dominant. L’investissement en termes de temps est utile pour s’arrêter, ralentir et considérer la solution du problème d’un point de vue focalisé et intentionnel.

Somengil et l’engagement de la méthode 8D

Mettre en œuvre la méthode 8D est un investissement exigeant, qui peut prendre des semaines ou des mois, mais qui est la garantie de la résolution définitive des problèmes au sein d’une entreprise. Une fois ces 8 étapes intégrées à l’ADN d’une entreprise, celle-ci est prête à affronter tout obstacle pouvant survenir.

Atteindre cet objectif implique également de disposer du matériel adéquat, inspiré de la même rigueur d’exécution. C’est le cas de la MultiWasher, une machine à laver industrielle de dernière génération, capable d’hygiéniser tous types d’ustensiles, depuis les casseroles, assiettes et plateaux aux chariots de supermarché ou équipements hospitaliers, très prisée des entreprises du monde entier, exigeantes en matière de gestion de la qualité.  Inscrivez-vous à un webinaire et pour voir la machine en action et constatez l’impact qu’elle pourra avoir pour votre entreprise.