SIPOC: was es ist und wie man es verwendet

Es sollte das größte und modernste Verkehrsflugzeug der Welt werden. Der Airbus A380 wurde mit einer Kapazität von 500 Passagieren konzipiert und sollte die 747 des großen Konkurrenten Boeing in den Schatten stellen. Passagiere und Piloten liebten den Komfort. Er hatte alles, um ein Erfolg zu werden - aber er entpuppte sich als einer der spektakulärsten Misserfolge der europäischen Luftfahrt.

Im Nachhinein scheint es leicht, das Schicksal des A380 vorherzusagen. Nicht nur die Größe, sondern auch der jahrelange Trend zur Verwendung leichter Verbundwerkstoffe, um Gewicht (und Treibstoff) zu sparen, war beim A380 nicht gegeben. Ganz zu schweigen von den 30 Milliarden Dollar, um die das Entwicklungsbudget überschritten wurde  – oft wegen etwas so Einfachem wie der Verwendung unterschiedlicher Versionen von CAD-Programmen zwischen den Teams. Nach etwas mehr als 10 Jahren auf dem Markt und etwas mehr als 200 verkauften Flugzeugen wurde im Jahr 2021 der letzte dieser Giganten der Lüfte ausgeliefert.

Wenn Prozesse so komplex sind, können die Auswirkungen einer schlechten internen Kommunikation und eines unvollständigen Weitblicks katastrophal sein. In solchen Situationen hilft das SIPOC-Diagramm jedem Team - von einem aufstrebenden Start-up bis hin zu einem führenden Luftfahrtunternehmen - eine neue Perspektive zu gewinnen, wie jeder Teil des Prozesses zusammenpasst, um sicherzustellen, dass das gesamte Team aufeinander abgestimmt ist. Entdecken Sie, was SIPOC ist und wie man es anwendet.

Was ist SIPOC?

SIPOC ist das englische Akronym für Suppliers, Inputs, Process, Outputs und Customers. Es ist ein visuelles Hilfsmittel, mit dem ein oder mehrere Prozesse dargestellt werden können, an denen ein Team beteiligt ist. Für jeden dargestellten Prozess zeigt SIPOC, was er produziert und an wen er geliefert wird, seinen Anfang und sein Ende, die Abfolge der für seine Ausführung erforderlichen Aktionen und seine Lieferanten.

SIPOC umfasst die folgenden Elemente:

• Lieferanten: Stellen, die Materialien, Informationen oder Dienstleistungen für den Prozess bereitstellen. Sie können intern oder extern sein.
• Inputs: Ressourcen, Materialien, Ausrüstung oder Daten, die von Lieferanten bereitgestellt werden und für den Prozess und die Erzeugung der erwarteten Outputs erforderlich sind.
• Prozess: Schritte und Handlungen, die zur Erzeugung des gewünschten Outputs erforderlich sind, d. h., die die Inputs mit den Outputs verbinden.
• Outputs: Produkte, Dienstleistungen oder Informationen, die aus dem Prozess hervorgehen.
• Kunden: Stellen, die die aus dem Prozess resultierenden Produkte, Dienstleistungen oder Informationen nutzen oder erhalten.

Jedes dieser Elemente ist grundlegend für das Verständnis - und die Ergebnisse - des Prozesses. Nehmen wir noch einmal den Fall des A380: Rolls-Royce und GE Aviation, zwei der größten Zulieferer, überraschten Airbus mit der Ankündigung von Innovationen, die dazu führen würden, dass die neuesten Triebwerke bis zu 15% Treibstoff einsparen würden, als der A380 bereits in Produktion war. Dies bedeutete für Airbus einen deutlichen wirtschaftlichen Nachteil. Aber auch auf der anderen Seite des SIPOC traten Probleme auf, und zwar mit den Kunden.

Wie der CEO von Emirates damals sagte, hatte Airbus nicht bedacht, welche Auswirkungen die hohen Summen haben würden, die für die Entschädigung der Passagiere bei Ausfall oder Verspätung von A380-Flügen erforderlich wären. Tatsächlich waren die Kunden und Piloten von dem Erlebnis begeistert, aber sie waren nicht die Hauptkunden im Entwicklungsprozess: Die Fluggesellschaften, die sich mit den Kosten und Einnahmen pro Passagier befassten, bestimmten den Erfolg des Projekts.

Aus diesen Gründen wird SIPOC häufig in der Phase „Definieren" der DMAIC-Methode, der Basismethode der Six Sigma Methodik, eingesetzt.

Wofür ist SIPOC gedacht?

SIPOC ist nützlich, um den Fokus auf ein Projekt zu lenken und den Teammitgliedern zu helfen, in einer gemeinsamen Sprache zu kommunizieren und den Prozess der kontinuierlichen Verbesserung zu verstehen.

SIPOC hilft, die Prozesse eines Teams zu verstehen

Dieses visuelle Werkzeug bietet einen umfassenden Überblick über einen Prozess und hilft, die wichtigsten Schritte zu verstehen und zu vermitteln, die einen realen, direkten und signifikanten Einfluss auf die Ergebnisse haben.

SIPOC hilft, die Teams aufeinander abzustimmen

Die Erstellung eines SIPOC ist einfach und kann als Ausgangspunkt für ein Brainstorming zur Verbesserung und Problemlösung genutzt werden. Es stellt sicher, dass jeder Zugang zu den Informationen hat, die er für seine Entscheidungen benötigt.

SIPOC verdeutlicht die Phasen eines Prozesses

Die einfache Erstellung eines SIPOC hilft, die wichtigsten Phasen eines Projekts zu verdeutlichen, wobei sekundäre Elemente, die das Ergebnis wenig oder gar nicht beeinflussen, beiseite gelassen werden. Diese Analyse kann helfen, unnötige oder wenig wertschöpfende Schritte zu eliminieren.

Wie wird SIPOC verwendet?

Nach der Festlegung eines zu analysierenden Bereichs sollte die Erstellung eines SIPOC von rechts nach links erfolgen, d. h. vom Kunden zum Lieferanten. Dies hilft dem Team, sich auf die Ergebnisse zu konzentrieren, d. h. auf das, was jeder Prozess tatsächlich hervorbringt. SIPOC kann verwendet werden, um die Prozesse eines Teams, einer Abteilung oder sogar einer ganzen Organisation zu analysieren. Dabei kann es sich um einen neuen Prozess handeln, den Sie einführen wollen, oder um einen bestehenden Prozess, den Sie verbessern möchten.

1. Auflistung der Kunden und Outputs

Um mit dem Ausfüllen des SIPOC zu beginnen, identifizieren Sie die Personen oder Teams, für die der zu überprüfende Prozess bestimmt ist. Legen Sie dann die Outputs oder Prozessleistungen für jeden fest. Auf diese Weise können Sie feststellen, was Sie von den investierten Ressourcen erwarten können und was die (internen oder externen) Kunden tatsächlich erhalten. Für den Prozess „Kundenauftrag validieren" beispielsweise sind zwei Ergebnisse möglich: „Kauf genehmigt" und „Kundendaten aktualisiert". Der Kunde ist das Logistikteam, das dann die Lieferung vorbereiten kann. Diese Prozesse bestehen aus mehreren Schritten, die im nächsten Schritt der Erstellung des SIPOC detailliert beschrieben werden.

2. Legen Sie die wichtigsten Schritte des Prozesses fest

Als Nächstes identifizieren Sie die wichtigsten Schritte zur Durchführung des Prozesses, d. h. zum Erreichen der im vorherigen Schritt ermittelten Outputs. Das Ziel ist es, nicht zu sehr ins Detail zu gehen, sondern die wichtigsten Schritte aufzulisten, um zu verdeutlichen, was innerhalb des Prozesses geschieht. In Fortführung desselben Beispiels müssen Sie für den Erhalt des Outputs „Datenbank aktualisiert" eventuell den Kunden kontaktieren, auf eine Plattform zugreifen, die Daten aktualisieren und einen Bericht erstellen.

3. Identifizieren Sie die Lieferanten und Inputs

Entsprechend den zuvor festgelegten Punkten ist es nun an der Zeit, die Lieferanten des Prozesses und die erforderlichen Inputs zu identifizieren. So benötigen Sie beispielsweise die vom Vertriebsteam bereitgestellte Kredithistorie des Kunden, bevor Sie den Prozess „Kundenauftrag validieren" starten.

Nachdem Sie alle oben genannten Informationen zusammengestellt haben, zeichnen Sie das SIPOC und teilen es mit allen Beteiligten. Das daraus resultierende Diagramm sollte von den internen Teams vor der Implementierung validiert werden, um sicherzustellen, dass alle Informationen korrekt sind und das SIPOC den Anforderungen des Prozesses entspricht.

Wann sollten Sie ein SIPOC durchführen?

Es ist wichtig, ein SIPOC durchzuführen, wenn die Leistung eines bestimmten Prozesses verbessert oder optimiert werden soll. Einige Anzeichen dafür, dass es an der Zeit ist, ein SIPOC zu erstellen, sind:

• Änderungen in den Prozessen: Bei erheblichen Änderungen in den Prozessen kann die Erstellung eines SIPOC helfen, die Probleme und erforderlichen Verbesserungen zu ermitteln.
• Änderungen der gesetzlichen Anforderungen: Wenn neue gesetzliche Anforderungen eingeführt oder bestehende geändert werden, ist es wichtig, ein SIPOC zu erstellen, um sicherzustellen, dass der Prozess die neuen Anforderungen erfüllt.
• Leistungsprobleme: Wenn ein Prozess die erwarteten Ziele nicht erreicht, kann es sinnvoll sein, ein SIPOC zu erstellen, um die Hindernisse und Möglichkeiten zur Verbesserung der Leistung zu ermitteln.
• Unvollständige oder fehlerhafte Produkte oder Dienstleistungen: Wenn Produkte oder Dienstleistungen nicht gemäß den Kundenerwartungen geliefert werden, kann die Erstellung eines SIPOC dabei helfen, festzustellen, wo der Prozess verbessert werden muss.

Was sind die Grenzen des SIPOC?

SIPOC ist nicht dazu gedacht, sehr detaillierte Informationen über die zu untersuchenden Prozesse zu liefern, sondern soll den Beteiligten einen Überblick verschaffen und das Brainstorming erleichtern.

Daher reicht SIPOC allein nicht aus, um eventuell auftretende Probleme zu erkennen und zu beheben. Es ist nur eines von mehreren Prozessmanagementinstrumenten und sollte als Ergänzung zu anderen Methoden der kontinuierlichen Verbesserung verwendet werden.

Abschließend lässt sich sagen, dass SIPOC ein weiteres Hilfsmittel ist, um neue Wege in Betracht zu ziehen und vorzuschlagen, die zu besseren Ergebnissen führen. Indem die wichtigsten Punkte eines Prozesses zu Papier gebracht werden, verstehen alle Beteiligten, was funktioniert und was verbessert werden kann.

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