Como criar um plano de ação eficaz

Planeamentos vagos, objetivos irrealistas e pouco mensuráveis são algumas das principais causas que levam a que cerca de 70% dos projetos por todo o mundo falhem – ou seja, não atingem o resultado esperado, custam acima do orçamento ou demoram mais do que o previsto. Descubra como um plano de ação eficaz pode ajudar e como o criar, passo a passo.

O que é um plano de ação?

Um plano de ação é um documento simples que lista as tarefas ou etapas que os elementos de uma equipa precisam de concluir para atingir os seus objetivos. Pode ser considerado como um plano de gestão para as iniciativas da sua empresa, contendo todos os passos necessários para alcançar cada meta.

Para ser eficaz, um plano de ação deve conter vários componentes específicos, de forma a não deixar nenhum aspeto ao acaso. Desde o início até ao fim do projeto, o plano de ação deve esclarecer toda a equipa sobre quem faz o quê e quando. Dito doutro modo, é o plano de ação que divide o macro objetivo em vários micro objetivos, sequenciais e que podem ser facilmente acompanhados.

Quais as vantagens de um plano de ação eficaz?

Os estudos indicam que cerca 39% dos projetos falham por falta de planeamento. Esta percentagem impressiona, considerando o desperdício de recursos, tempo e esforços que são alocados em projetos que não chegam a ver a luz do dia. Um bom plano permite maior coordenação, prevê entregáveis, atribui datas de conclusão e distribui responsabilidades. Elementos essenciais para definir o que significa um projeto “bem-sucedido” - e para caminhar para esse objetivo.

Além disso, um plano de ação funciona como um guia, fazendo com que todos saibam exatamente o que fazer, fornecendo uma direção e um roteiro a seguir. Da mesma forma, ajuda a definir as prioridades e a simplificar o fluxo de trabalho.  Para além disso, um plano de ação eficaz permite antecipar desafios, limitações ou possíveis bloqueios, para que a equipa possa de antemão preparar planos de contingência e garantir a continuidade do projeto. Por último, e não menos importante, ter um prazo definido impede que os projetos fiquem pelo caminho. Aliás, é mais fácil começar novos projetos do que terminar um projeto em curso, pelo que cronogramas bem definidos ajudam o projeto a avançar até ao seu objetivo final.

Como fazer um plano de ação eficaz

Não existe uma forma única e universal para criar um plano de ação eficaz, mas existem algumas boas práticas que devem ser seguidas para que possa tirar o melhor proveito do planeamento.

1. Defina entregáveis SMART

O primeiro passo é definir ações claras para o plano de ação. Poderá optar pelo método SMART, que ajuda a estabelecer tarefas específicas (Specific), mensuráveis (Measurable), alcançáveis (Achievable), realistas (Realistic) e com prazo (Time Bound).

Assim, tenha o cuidado de popular o plano de ação com tarefas que se encaixem em todas estas categorias. Por exemplo, a tarefa “aumentar vendas” não é específica. Por outro lado, “angariar 3 novos clientes por mês” já é um objetivo específico, alcançável, realista e cujo sucesso pode ser medido. Assim, em vez de tarefas ou objetivos, planeie entregáveis – o que se espera que cada um entregue na data de conclusão.

2. Priorize tarefas e adicione prazos

Depois de toda a equipa compreender claramente o entregável, é altura de especificar os passos necessários para o alcançar. E como nem todos os passos são dados em simultâneo, organize, sequencie e priorize as tarefas. Ao fazer isso, poderá ver que há tarefas que têm de ser concluídas para que outras possam começar. Assim, destaque essas dependências e leve em conta a sequência ideal para evitar bloqueios e obstáculos.

Ao mesmo tempo, atribua um prazo realista a cada tarefa. Consulte o responsável pela execução para consultar a capacidade de resposta antes de decidir os prazos. Não se esqueça de deixar algum espaço para questões e mudanças que possam surgir na implementação. Pode ser necessário rever ações e prioridades.

3. Aloque recursos

Depois de definir as ações e os prazos, identifique os recursos necessários. Os recursos podem incluir orçamento, equipamentos, pessoal ou ferramentas. De seguida, aloque-os para as pessoas certas e defina um responsável por cada etapa.

Uma forma de fazer uma boa alocação de recursos é utilizar a matriz RACI. Este método ajuda a clarificar as responsabilidades de cada elemento da equipa para cada iniciativa. Assim, defina (R) quem realiza, (A) quem supervisiona, (C) quem deve ser consultado e (I) quem deve ser informado. 

4. Estabeleça uma lógica para o status das tarefas

Por iniciar, em curso, concluído. Os status das tarefas podem variar muito e são alvo de interpretação que pode levar a confusões e perdas de tempo. Para ser eficaz, um plano de ação deve acautelar os estados das ações e o seu significado deve ser bem compreendido por todos. Ajuda ter esses estados documentados e que sejam idênticos em diferentes projetos e planos de ação.

Uma boa prática é seguir a lógica do ciclo do método Kanban. Este método utiliza colunas como representações visuais das várias etapas do fluxo de trabalho, desde as não iniciadas até às entregues. As colunas mais usadas são “Por iniciar”, “Em curso” e “Concluído”, podendo ser adicionadas outras em conformidade com a natureza e complexidade do projeto. Cada ação é colocada em cartões que são distribuídos por cada coluna de acordo com o estado em que se encontram. Não é recomendável ter mais de 5 colunas ou estados, para não tornar o processo muito complexo. Com estas regras claras, deixa de haver ambiguidades sobre o estado de cada ação.

5. Torne o plano de ação visível a todos

Qualquer que seja a forma que o plano de ação tome – tabelas, fluxograma, gráfico de Gantt, Kanban, folhas de Excel, quadros brancos ou monitores – garanta que possa ser acedido e visualizado por todos, para que a equipa consiga ter acesso imediato e em tempo real a todas as informações e atualizações. É importante que todos acompanhem de perto as tarefas, prazos e recursos, para que a pessoa responsável pela próxima ação possa iniciar o seu trabalho o mais rapidamente possível.

O facto de tornar o plano de ação visível a todos permite que a equipa tenha uma compreensão visual, abrangente e imediata do projeto, bem como uma direção clara e um objetivo bem definido.

6. Mantenha o plano de ação vivo

Depois de o plano de ação ter o primeiro contacto com a realidade, deve ser continuamente atualizado. Não siga cegamente um plano quando os acontecimentos trazem novas necessidades e reorientações. Assim, discuta o plano de ação regularmente com toda a equipa, para o manter vivo e na vanguarda da mente e da atenção de todos – afinal, é precisamente este o objetivo.

Reserve também algum tempo para fazer análises de desempenho e avaliar o progresso em etapas-chave. É uma forma de fazer o ponto de situação das tarefas concluídas e das que se encontram por realizar, e também de detetar questões que precisam de ser devidamente solucionadas e fazer os ajustes necessários. Este passo é essencial para garantir que as metas são cumpridas dentro do cronograma e do orçamento. Em projetos operacionais, com equipas geograficamente próximas, este status deve ser feito presencialmente e todos os dias.

Concluindo, criar e manter um plano de ação é um passo importante para vencer as estatísticas desmotivadoras de gestão de projetos. Não é algo para escrever e guardar, mas um documento vivo que deve acompanhar toda a equipa durante o ciclo de vida do projeto. A Somengil acompanha esta busca pela excelência, partilhada pelas empresas líderes nos seus segmentos. Foi com este espírito de melhoria contínua que se aperfeiçoou a Multiwasher, máquina de lavar industrial de última geração com consumos de água, energia e detergente que são uma referência no setor. Marque um webinar gratuito e veja a diferença para a sua empresa.